BAA | Biro Administrasi Akademik

Biro Administrasi Akademik (BAA) merupakan salah satu unit kerja di perguruan tinggi yang bertugas menyelenggarakan administrasi akademik. BAA berada di bawah koordinasi Wakil Rektor I Bidang Akademik dan bertanggung jawab kepada Rektor. BAA UMN Al-Washliyah  selalu berupaya meningkatkan kualitas layanan agar dapat memberikan kemudahan kepada civitas akademika.

Kegiatan BAA UMN Al-Washliyah meliputi proses penerimaan mahasiswa baru, proses layanan administrasi akademik, layanan konversi, layanan peningkatan SDM, proses layanan sidang Skripsi & Thesis, proses layanan pengambilan ijazah dan proses wisuda.

Visi

Menjadi pusat layanan akademik yang modern dan berkomitmen guna mendukung tercapainya visi Universitas Muslim Nusantara Al-Washliyah yang humanis dalam pengembangan akademik dengan berlandaskan ciri-ciri Islami.

Misi

1. Memberikan pelayanan prima dalam rangka mendukung terselenggaranya kegiatan operasional perguruan tinggi yang efektif guna mewujudkan institusi yang akuntabel.
2. Mengembangkan dan meningkatkan kapasitas SDM yang kompeten dan professional dalam pelaksanaan tridharma perguruan tinngi.
3. Mengembangkan dan meningkatkan kualitas kurikulum guna mewujudkan perguruan tinggi yang humanis dan mandiri yang berciri Islami.
4. Melaksanakan kerjasama dalam bidang akademik baik dalam lingkup regional, nasional dan Internasional maupun lembaga pemerintahan, swasta dan internasional

Tujuan

1. Tercapainya layanan yang memuaskan, cepat, tepat, dan profesional dalam bidang administrasi akademik bagi sivitas akademika Universitas Muslim Nusantara Al-Washliyah dan masyarakat.
2. Menghasilkan SDM civitas akademika yang berciri Islami, berkualitas dan amanah serta dapat bekerjasama.
3. Untuk mengembangkan dan meningkatkan kualitas kurikulum Universitas Muslim Nusantara Al-Washliyah
4. Untuk meningkatkan kerjasama diberbagai bidang baik dalam lingkup regional, nasional dan internasional dan lembaga pemerintah, swasta dan internasional

Dokumen Pengumuman

1. https://drive.google.com/drive/folders/1r4uCLM7tEz0dp6NT1JJHHL03sPQ1bgFd?usp=sharing

2. https://drive.google.com/drive/folders/1YS9-shbwNvLd39kEi0d2GDOhb4QAhBLn?usp=sharing

Jadwal Kegiatan

• Kalender Akademik

https://drive.google.com/file/d/1KLBol3KEo5Hbxmnc-gbopLUbUkFwKnd4/view?usp=sharing

KALENDER-AKADEMIK-2024-2025-OK

---

TUGAS POKOK DAN FUNGSI (TUPOKSI)

BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK (BAA)

1. Kepala Biro Administrasi Akademik

Tugas :

Kepala Biro Administrasi Akademik Adalah unsur pembantu Pimpinan yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Wakil Rektor I dengan tugas antara lain :

1. Membantu membuat perencanaan, baik yang bersifat teknis administrasi, maupun yang bersifat pengembangan, khususnya yang terkait dengan kegiatan proses belajar mengajar, administrasi akademik guna mendukung proses belajar mengajar, sehingga memungkinkan terbentuknya academic Atmosfer yang lebih baik.
2. Membuat progress report setiap semester tentang berbagai kegiatan yang telah, sedang dan akan dilakukan, khususnya dibidang pendidikan dan pengajaran, serta persoalan administrasi akademik lainnya.
3. Membantu Wakil Rektor I untuk secara periodik melakukan koordinasi dengan para Dekan, dan/atau dengan para Wakil Dekan I, Ketua Prodi, Kabag dan Kasie untuk membahas berbagai persoalan yang terkait dengan proses belajar dan mengajar dan persoalan administrasi  akademik.
4. Melakukan koordinasi dengan unit-unit kerja yang lain guna mendukung kelancaran tugas-tugas di BAA.
5. Secara Periodik melakukan monitoring terhadap program studi yang hampir habis masa Ijin Penyelenggaraannya dan masa berlaku akreditasi, serta menyusun penjadwalan permohonan Ijin Perpanjangan Program Studi dan usulan pengajuan akreditasi.
6. Melakukan koordinasi dan monitoring terhadap kinerja Kepala Bagian, Kepala Seksi dan Staff Biro Administrasi Akademik dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya.
7. Mengkoordinir pembuatan dan mengoreksi surat-surat penting sebelum di serahkan kepada Wakil Rektor I.
8. Membantu mengkoordinir kegiatan akreditasi Program Studi dan Institusi.
9. Mengkoordinir pembuatan draft ijazah.
10. Mengkoordinir pembuatan draft transkrip akademik dan surat keterangan pendamping Ijazah (SKPI).
11. Bertanggung jawab terhadap dokumentasi pemesanan ijazah kepada percetakan.
12. Bertanggung jawab terhadap pengarsipan blanko ijazah, transkrip akademik dan SKPI.
13. Membuat laporan tahunan pelaksanaan kegiatan akademik seperti Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.

2. Kepala Bagian Ijazah dan Arsip

Tugas :

1. Mengkoordinir penulisan dan penerbitan Ijazah.
2. Mengkoordinir pembuatan dan penerbitan Transkrip Akademik.
3. Mengkoordinir pembuatan dan penerbitan SKPI.
4. Mengkoordinir pemeriksaan ijazah.
5. Mengkoordinir pemeriksaan transkrip akademik.
6. Mengkoordinir pemeriksaan SKPI.
7. Bertanggungjawab dalam pengarsipan duplikat ijazah, database dosen, dokumen dan sertifikat akreditasi institusi dan program studi.
8. Berkoordinasi dengan PKSI dalam penerbitan Nomor Ijazah Nasional (PIN).
9. Memproses penerbitan surat keterangan pengganti ijazah.
10. Mengkoordinir dalam proses penerimaan tenaga pengajar (dosen) baru mulai dari proses fit and proper test sampai dengan pengusulan permohonan penerbitan SK Dosen dari Pengurus Besar Al Washliyah.
11. Bertanggung jawab terhadap keamanan dan penggunaan blanko ijazah yang sudah dikeluarkan dari brankas penyimpanan.
12. Bertanggung jawab terhadap keamanan dan penggunaan blanko transkrip nilai yang sudah dikeluarkan dari brankas penyimpanan.
13. Bertanggung jawab terhadap keamanan dan penggunaan blanko SKPI yang sudah dikeluarkan dari brankas penyimpanan.
14. Melaksanakan tugas-tugas lainnya yang diperintahkan kemudian.

3. Kepala Bagian Registrasi dan Akademik

Tugas :

1. Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan Penerimaan Mahasiswa Baru.
2. Mengkoordinir penyusunan buku besar dan profil mahasiswa setiap angkatan.
3. Mengkoordinir dan memproses surat permohonan cuti akademik dan aktif kembali.
4. Mengkoordinir dan memproses surat permohonan pindah Universitas, pindah Program Studi, pindah kelas dan surat keterangan pernah kuliah.
5. Bertanggung jawab terhadap data diri mahasiswa.
6. Menyusun laporan tahunan penerimaan mahasiswa baru.
7. Menyusun laporan tahunan keadaan mahasiswa UMN Al Washliyah.
8. Membantu Ka. BAA menyusun laporan tahunan pelaksanaan akademik setiap akhir tahun akademik.
9. Bertanggung jawab terhadap arsip konversi nilai mahasiswa.
10. Melaksanakan tugas-tugas lainnya yang diperintahkan kemudian.

4. Kepala Bagian Ujian

Tugas :

1. Mengkoordinir penerimaan berkas sidang meja hijau dari Fakultas.
2. Mengkoordinir dalam memproses berkas sidang meja hijau mahasiswa sampai diterbitkannya undangan sidang.
3. Mengkoordinir proses penandatangan berita acara sidang meja hijau mahasiswa sampai pada pengarsipan dan penyerahan kepada mahasiswa.
4. Mengkoordinir proses pendataan mahasiswa yang sudah melaksanakan sidang meja hijau disetiap periode wisuda.
5. Bertanggung jawab dalam penyusunan dan penyerahan laporan peserta wisuda ke LLDIKTI Wilayah I Sumatera Utara.
6. Bertanggung jawab dalam penyusunan dan penyerahan laporan lulusan setiap periode kepada Rektor.
7. Melaksanakan tugas-tugas lainnya yang diperintahkan kemudian.

5. Kepala Seksi Ijazah dan PPG

Tugas :

1. Membantu Kabag Ijazah dan Arsip dalam proses penulisan dan penerbitan ijazah.
2. Membantu tugas-tugas administrasi di Prodi PPG.
3. Penerbitan Sertikifat PPG
4. Mengarsipkan surat masuk, surat keluar, surat keputusan dan dokumen-dokumen PPG.
5. Membuat daftar keadaan Dosen di UMN Al Washliyah.
6. Mengupdate keadaan dosen UMN Al Washliyah.
7. Melaksanakan tugas sebagai operator SILEMKERMA dalam rangka :

7. Pendirian dan Perubahan Perguruan Tinggi;
8. Pembukaan Program studi Perguruan Tinggi;
9. Penambahan Nama Program Studi.
10. Membuat surat keterangan tanda lulus bagi mahasiswa yang sudah melaksanakan sidang meja hijau.
11. Membuat surat keterangan keabsahan ijazah bagi alumni.
12. Melaksanakan tugas-tugas lainnya yang diperintahkan kemudian.

6. Kepala Seksi Registrasi dan Akademik

Tugas :

1. Menyusun distribusi mata kuliah setiap semester.
2. Bertanggung jawab dalam pembuatan dan pembagian SK Mengajar Dosen.
3. Memproses penerbitan Konversi Nilai mahasiswa transfer dan pindahan.
4. Mengarsipkan konversi nilai mahasiswa transfer.
5. Mendistribusikan konversi nilai mahasiswa kepihak-pihak yang berkepentingan.
6. Melakukan pendataan jumlah kelas dan jumlah mahasiswa aktif setiap semester dengan berkoordinasi dengan PKSI.
7. Membantu mengontrol kegiatan akreditasi Program Studi.
8. Membantu mengontrol kegiatan akreditasi Institusi.
9. Membuat surat cuti dan aktif kembali bagi mahasiswa.
10. Membuat surat pindah universitas.
11. Melaksanakan tugas-tugas lainnya yang diperintahkan kemudian.

7. Staff BAA

Tugas :

1. Menerima surat masuk dari internal maupun eksternal Universitas.
2. Mengirimkan surat keluar dari Wakil Rektor I/Biro Administrasi Akademik.
3. Melakukan kegiatan operasional yang berkaitan dengan proses administrasi seperti fotocopy dokumen, pengambilan ATK dan sarana untuk keperluan Biro Administrasi Akademik.
4. Mengupdate informasi-informasi dari  berbagai sumber seperti dari LLDIKTI Wilayah I, DIKTI dan sumber lainnya.
5. Melaksanakan tugas-tugas lainnya yang diperintahkan kemudian.
6. Membuat  surat keluar dari Biro Adminitrasi Akademik.
7. Melaksanakan tugas-tugas lainnya yang diperintahkan kemudian