BAU | Biro Administrasi Umum

Visi-Misi-BAU

Biro Administrasi Umum dan Keuangan  adalah merupakan salah satu bagian dari unit di lingkungan Universitas Muslim Nusantara Al Washliyah di bawah koordinasi langsung Wakil Rektor II.
Biro Administrasi Umum dan Keuangan  mempunyai fungsi dan tugas melayani semua permintaan unit yang ada di Universitas Muslim Nusantara Al Washliyah.

Adapun proses  BAU meliputi:

1. Menjalankan proses penerimaan dan pengeluaran dana
2. Pengadaan Barang & Jasa
3. Perbaikan Sarana & Prasarana
4. Pemenuhan Kebutuhan ATK
5. Pendataan Aset dan Inventarisasi
6. Pelayanan Transportasi
7. Pelayanan Administrasi
8. Perbaikan, Pemeliharaan, serta kebersihan gedung, taman dan lingkungan.

TUGAS POKOK DAN FUNGSI (TUPOKSI) BIRO ADMINISTRASI UMUM

KA. BIRO ADMINISTRASI UMUM DAN KEUANGAN

Membantu tugas-tugas Wakil Rektor II dan Mengawasi pelaksanaan pekerjaan di Biro Administrasi Umum dan Keuangan dalam ;

1. Pelaksanaan urusan ketatausahaan.
2. Pelaksanaan urusan kerumahtanggaan.
3. Pelaksanaan urusan kepegawaian.
4. Pelaksanaan urusan keuangan dan akuntansi.

KTU UNIVERSITAS :

Persuratan, kearsipan, serta layanan dosen dan pegawai, dengan deskripsi  sebagai berikut :

1. Membuat Surat Keputusan dan surat lainnya untuk diedar kedalam dan keluar universitas
2. Bertanggung jawab atas pengarsipan surat masuk dan surat keluar
3. Bertanggung jawab atas pengarsipan lamaran pegawai, test dan wawancara penerimaan pegawai baru serta perjanjian kerja pegawai dan dosen
4. Pencatatan dan Pengarsipan data pegawai dan dosen
5. Bertanggung jawab atas pengurusan  surat keterangan aktif mengajar dosen, Penilaian Kinerja Dosen dan memproses usulan kenaikan jabatan akademik dosen ke LLDIKTI

KEPALA BAGIAN UMUM dibantu oleh Ka. Kerumahtanggaan :

1. Melaksanakan pelayanan dan urusan yang berhubungan dengan kerumahtanggaan, sarana, prasarana, dan perlengkapan di lingkungan universitas.
2. Menyiapkan fasilitas, sarana, prasarana, serta perlengkapan perkuliahan dan penyelenggaraan acara-acara pimpinan, penerimaan tamu, pelaksanaan rapat, upacara maupun kegiatan lainnya dan berkordinasi dengan unit kerja yang terkait.
3. Mengelola dan mengurus pelaksanaan tata ruang, kebersihan, keindahan dan kenyamanan.
4. Melaksanakan pelayanan kebutuhan pimpinan dan pegawai edukatif dan non edukatijf yang berkaitan dengan kerumahtanggaan di lingkungan universitas.
5. Membantu kelancaran pelaksanaan pembangunan, serta melaksanakan pemeliharaan sarana dan prasarana berkordinasi dengan Kepala Biro dan Wakil Rektor II.
6. Melaksanakan pemeliharaan kebersihan, keindahan, kenyamanan, keamanan dan ketertiban  semua lokasi lingkungan universitas.
7. Mengkoordinir dan melayani peminjaman gedung, kelas, aula dan memantau pendistribusian dan penggunaan fasilitas, sarana, alat dan perlengkapan di lingkungan universitas.
8. Melaksanakan penyimpanan, pemeliharaan, inventarisasi dan pengamanan perlengkapan, fasilitas, sarana dan prasarana yang ada di lingkungan universitas.
9. Menyusun daftar inventarisasi yang berhubungan dengan fasilitas, perlengkapan, sarana dan prasarana di lingkungan universitas.
10. Mempersiapkan bahan usulan penghapusan sarana dan prasarana serta berkoordinasi dengan Wakil Rektor II.
11. Menginventarisir, menyiapkan bahan, dan membuat usulan kebutuhan  sarana/prasarana, alat dan perlengkapan setiap unit kerja di lingkungan universitas, koordinasi dengan unit kerja yang terkait.
12. Mengumpulkan data fisik kampus, gedung, dan bangunan kampus, serta data barang inventaris kantor dari semua unit kerja di lingkungan universitas.

KEPALA BAGIAN KEAMANAN DAN TRANSPORTASI :

Keamananan :

1. Berkoordinasi dan memberi motivasi/perintah serta melakukan pengawasan terhadap seluruh anggota satuan pengamanan (satpam)
2. Menyelenggarakan pengamanan serta mengawasi ketertiban kampus
3. Memberikan pelayanan kepada tamu sesuai dengan wewenangnya
4. Menerima surat atau paket yang kemudian diserahkan kepada Biro Adm. Umum dan unit lainnya
5. Menyelenggarakan pengamanan bila ada kegiatan-kegiatan di kampus
6. Memelihara dan menginventarisasi alat-alat keamanan
7. Menjamin ketertiban area parkir baik kendaraan mahasiswa, pegawai maupun tamu
8. Mengambil tindakan yang tepat sesuai dengan wewenangnya jika terjadi gangguan keamanan termasuk menghubungi pihak berwajib
9. Mengurus laporan-laporan kepada pihak berwajib bila terjadi pencurian, penjarahan, kebakaran, keributan yang terjadi di dalam kampus
10. Memonitor dan mengevaluasi kinerja petugas keamanan (Satpam) dan berkoordinasi dengan ka. BAU
11. Mengelola, memonitor dan mengevaluasi kinerja bawahan
12. Membuat laporan kegiatan/jadwal dan pertanggungjawaban bagian keamanan
13. Melaksanakan tugas-tugas lain untuk pekerjaan yang diperintahkan atasan

Transportasi :

1. Berkoordinasi dan memberi motivasi/perintah serta melakukan pengawasan terhadap seluruh supir
2. Menyelenggarakan service berkala kendaraan
3. Memonitor bahan bakar, kebersihan dan ban kendaraan
4. Membuat surat perjalanan supir untuk dalam dan luar kota bila ada tamu
5. Membuat laporan pertanggung jawaban BBM Kenderaan & E-Toll setiap bulan
6. Menerima perintah atasan dan unit lain bila membutuhkan transportasi

PENGAWAS KEBERSIHAN :

Memberikan arahan tugas, menilai, membuat pembagian kerja kepada pegawai kebersihan sesuai arahan umum yang diberikan oleh pimpinan wilayah biro administrasi umum.

KEPALA BAGIAN KEUANGAN (dibantu oleh staff umum dan staff bagian loket) :

1. Bertanggung jawab memeriksa dan memfinalisasi hasil laporan staff tentang;
2. Penerimaan dan pengeluaran kas
3. Gaji pegawai, fungsionaris dan dosen perkumpulan
4. Pencatatan penerimaan SPP mahasiswa di buku manual
5. Bertanggung jawab memeriksa dan memfinalisasi pengajuan dari fakultas untuk pengambilan honor;
6. Mengajar, praktikum, koreksi ujian, seminar proposan/hasil, dan sidang meja hijau

Detail Pekerjaan :

1. Memeriksa laporan harian penerimaan dan pengeluaran kas (Data dari Loket Penerimaan dan Bendahara)
2. Membuat rekap penerimaan dan pengeluaran kas
3. Finalisasi pemeriksaan gaji pegawai, fungsionaris, dan dosen
4. Finalisasi pemeriksaan honor mengajar dosen dan praktikum
5. Finalisasi pemeriksaan honor praktikum, koreksi UTS dan UAS
6. Menghitung dan memeriksa amprah Seminar Hasil dan Sidang Meja Hijau
7. Men-cek  buku manual penerimaan SPP mahasiswa
8. Menghitung kehadiran dan hutang pegawai dan fungsionaris dari kartu absen dan menginputnya ke program penggajian
9. Membuat surat pendebetan gaji bulanan, honor mengajar, dan pendebetan lainnya
10. Mengoreksi honor mengajar yang dikirim fakultas dan disesuaikan dengan Program Siakad
11. Menginput inventaris ke dalam program untuk perhitungan laporan pajak tahunan

KEPALA BAGIAN AKUNTANSI DAN PEMBUKUAN (dibantu oleh staff umum) :

Detail Pekerjaan :

1. Membuat usulan pencairan dana berdasarkan surat permintaan yang masuk ke Biro Administrasi Umum
2. Membuat realisasi anggaran perhari
3. Menghitung dan merekap PPh 21 atas honor mengajar, koreksi ujian, praktikum, seminar proposal dan Sidang Meja Hijau
4. Finalisasi PPh 21 dan PPh 21 Final. Membayar dan melaporkannya di aplikasi pajak
5. Membuat billing, membayar dan melaporkan di aplikasi pajak PPH 25 badan
6. Membuat billing, membayar dan melaporkan  di aplikasi unifikasi PPH 23
7. Mengupgrade data diri dosen dan pegawai pertahun untuk kebutuhan laporan pajak 18721 A1
8. Membuat laporan 1721 A1 Dosen dan Pegawai
9. Menyusun anggaran UMN Al washliyah per tahun akademik
10. Bertanggung jawab atas kelancaran internet UMN Al Washliyah

PETUGAS LOKET   :

Detail Pekerjaan :

1. Pelayanan kepada mahasiswa dalam hal pembayaran SPP dan pembayaran biaya pendidikan lainnya (via telpon atau langsung)
2. Pencatatan penerimaan uang yang dibayar mahasiswa maupun pihak lainnya yang berkaitan
3. Pencatatan SPP di buku manual
4. Menerima arahan dari kepala bagian keuangan dan kepala bagian akuntansi dan pembukuan untuk membantu menyelesaikan tugas-tugas keuangan

BENDAHARA   :

1. Pelayanan kepada mahasiswa, pegawai dan dosen dalam hal pengeluaran biaya pendidikan lainnya maupun operasional
2. Pencatatan uang keluar pada program keuangan dan buku manual

JADWAL KEGIATAN RUTIN TAHUNAN BIRO ADMINISTRASI UMUM

Maret – Mei : Penyusunan Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja
Juni Juni : Pembahasan Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja bersama Rektorat dan BPH
Pembahasan Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja bersama Rektorat, BPH dan PB
Agustus – September : Penyusunan Laporan Keuangan
September – Pebruari : Pelaksanaan audit external
Desember – Januari : Revisi Anggaran Pendapatan dan Belanja
Januari – April : Penyusunan dan Pelaporan Pajak Tahunan
Tgl 10 setiap bulannya : Pengiriman honor mengajar dosen
Tgl 29 setiap bulannya : Pengiriman gaji pegawai, fungsionaris dan Dosen Tetap Perkumpulan